Con gli eventi di persona costretti a passare al virtuale, il settore non profit ha assistito a un completo cambiamento nelle operazioni negli ultimi due anni. Ora, gli eventi ibridi stanno prosperando come un modo per fornire il meglio di entrambi i mondi. Durante questa transizione, le organizzazioni non profit si stanno rivolgendo a nuovi software e strumenti per eventi per creare la migliore esperienza per il loro pubblico.
Indipendentemente dal fatto che l’evento sia online, ibrido o di persona, l’implementazione di nuove tecnologie può causare sfide che impediscono alle organizzazioni non profit di fornire la migliore esperienza per il pubblico. Ecco alcuni dei problemi più comuni nella gestione degli eventi senza scopo di lucro da tenere a mente quando ci si prepara per un evento.
1. Esperienza utente impegnativa
Dal momento che un evento non può svolgersi senza partecipanti, la registrazione dei partecipanti è la parte più importante della preparazione dell’evento. La registrazione può sembrare semplice, ma può creare o distruggere un evento, interrompendo di conseguenza l’esperienza complessiva.
La maggior parte delle organizzazioni non profit ospita informazioni importanti sugli eventi sui propri siti Web e moduli di registrazione online. Usano anche queste pagine per raccogliere informazioni sui partecipanti e ricevere pagamenti durante la registrazione. Tuttavia, un processo di registrazione faticoso e impegnativo dissuaderà i potenziali clienti dall’iscriversi. Dalla registrazione al feedback post-evento, le organizzazioni non profit dovrebbero garantire che tutti i passaggi dell’esperienza dell’evento siano efficienti e diretti.
Per un’esperienza utente positiva, tutti i dettagli dell’evento devono essere sulla tua pagina di destinazione. Assicurati di richiedere tutto il necessario a un potenziale partecipante durante la registrazione. Alcuni elementi essenziali da includere nella tua pagina di destinazione sono:
- Data, ora e luogo dell’evento
- Uno schema e una panoramica dell’evento con tutte le informazioni cruciali, come orari delle sessioni, relatori e informazioni sulla guida e sul parcheggio
- Opzioni per biglietti speciali o liste d’attesa (ad esempio, tariffe per membri/non membri o opzioni virtuali o di persona)
- Metodi di pagamento accettati e informazioni sui prezzi
- Domande sulla registrazione, inclusi nome, informazioni di contatto e qualsiasi informazione aggiuntiva per le comunicazioni di follow-up post-evento
I modelli di pagina degli eventi predefiniti consentono di risparmiare fatica, denaro e tempo; garantire che l’esperienza dell’utente inizi nel modo giusto; ed elimina la necessità di codificare o progettare moduli e pagine.
2. Mancanza di accessibilità e raccolta dei dati
L’accessibilità e la raccolta dei dati sono essenziali per gli eventi. I dati del modulo di registrazione indirizzano i partecipanti a informazioni importanti e li tengono coinvolti dalla registrazione attraverso i follow-up dopo l’evento. Le organizzazioni non profit possono garantire comunicazioni istantanee, come aggiornamenti e modifiche alla pianificazione, con promemoria via e-mail e SMS. Possono condividere facilmente sondaggi e altri eventi imminenti quando hanno accesso agli indirizzi e-mail o ai numeri di telefono dei partecipanti.
Gli organizzatori di eventi senza scopo di lucro perdono informazioni critiche senza un’adeguata raccolta di dati. Con la possibilità di accedere istantaneamente ai dati degli eventi all’interno della loro piattaforma CRM, gli organizzatori di eventi possono ottenere una visione completa di tutti i potenziali clienti e le interazioni e le comunicazioni dei clienti, consentendo loro di personalizzare e personalizzare le comunicazioni in corso. Ad esempio, immagina un’organizzazione no profit che chiede ai dichiaranti di scegliere un interesse specifico da un modulo di domanda di registrazione. L’organizzazione può utilizzare tali dati per aggiungere automaticamente i dichiaranti a percorsi di marketing pertinenti basati su tali interessi. L’utilizzo delle integrazioni di automazione esistenti, anche al di fuori degli eventi, migliora l’intera esperienza del cliente.
Inoltre, una corretta raccolta dei dati può aiutare gli organizzatori di eventi senza scopo di lucro a segnalare il successo degli eventi in modo più efficiente. La direzione si aspetta che i team dell’evento mostrino il loro ritorno sull’investimento. Le metriche, come il numero di persone presenti, i titoli di lavoro e i settori dei partecipanti, possono influenzare le strategie degli eventi futuri. Gli strumenti CRM possono tenere traccia di queste metriche di eventi cruciali. I team possono quindi registrare le informazioni sulla partecipazione nel proprio strumento CRM per mostrare in che modo gli eventi influiscono su obiettivi significativi, inclusi benchmark di raccolta fondi o quote di volontari.
3. Perdere tempo nel lavoro post-evento
L’ultima cosa che i gestori di eventi senza scopo di lucro vogliono fare al termine di un evento è dedicarci più tempo. Tuttavia, la maggior parte dei team di eventi dedica un’enorme quantità di tempo alla raccolta di dati aggiuntivi, all’invio di e-mail di follow-up e alla raccolta di report. L’utilizzo delle piattaforme CRM e di automazione esistenti per completare le attività post-evento può far risparmiare ore di tempo perso. La tecnologia dedicata alla razionalizzazione dei processi di eventi senza scopo di lucro consente a un’organizzazione di collegare i record di eventi e partecipanti a contatti, lead e opportunità.
Le organizzazioni non profit possono anche semplificare le operazioni per eventi ricorrenti implementando software con funzionalità di eventi ricorrenti e software di clonazione per creare esperienze e pagine di eventi simili. Invece di ricreare manualmente le pagine degli eventi, che richiede l’impostazione dell’integrazione necessaria e dei dettagli critici, possono risparmiare ore di lavoro utilizzando le risorse esistenti. Le organizzazioni non profit possono utilizzare le informazioni esistenti, come l’elenco delle presenze dell’evento precedente o le iniziative di marketing per aggiornare gli eventi nella pipeline corrente.
Con l’evolversi di questa nuova era di eventi, aumenteranno anche il software, gli strumenti e le strategie senza scopo di lucro che le organizzazioni utilizzano per garantire il successo degli eventi. Riconoscere e prevenire i problemi comuni consentirà alle organizzazioni non profit di pianificare ed eseguire con successo il loro prossimo evento.